Utrata kontroli nad dokumentami osobistymi nie musi oznaczać ich fizycznego zagubienia. Problem może pojawić się również wtedy, gdy dokumenty trafiają do osób, które nie powinny mieć do nich dostępu, są przechowywane w przypadkowych miejscach albo właściciel nie wie już, gdzie się znajdują.
Jedną z podstawowych sytuacji jest pozostawienie dokumentów w miejscu, do którego dostęp ma wiele osób. Dotyczy to zarówno domu, jak i miejsca pracy, wynajmowanego lokalu czy przestrzeni współdzielonej. Im większa liczba osób mających możliwość kontaktu z dokumentami, tym trudniej kontrolować, kto faktycznie miał do nich dostęp.
Ryzyko pojawia się również podczas przeprowadzek, zmian adresu, reorganizacji firmy albo porządkowania dokumentacji. Dokumenty używane rzadko mogą zostać przypadkowo przeniesione, wyrzucone, pozostawione w innym miejscu albo pomieszane z dokumentacją bieżącą.
Problemem może być także utrata dokumentów razem z innymi rzeczami. Portfel, teczka czy torba zawierająca dokumenty może zostać zgubiona lub skradziona. W takiej sytuacji właściciel traci jednocześnie fizyczną kontrolę nad kilkoma dokumentami.
Osobnym zagrożeniem jest nieuprawnione ujawnienie informacji znajdujących się w dokumentach. Nawet jeżeli dokument ostatecznie zostanie odzyskany, wcześniejsze skopiowanie albo sfotografowanie jego treści może oznaczać utratę kontroli nad zawartymi w nim danymi.
Dokumenty osobiste można przechowywać w wydzielonym, zabezpieczonym miejscu. Regulamin YourSafeBox wskazuje dokumenty jako jedną z kategorii przedmiotów, które mogą znajdować się w Depozycie. Skrytka jest przeznaczona do przechowywania rzeczy w zamkniętym i zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają Klient oraz ustanowiony Pełnomocnik.
Takie oddzielenie dokumentów od codziennego otoczenia może ograniczyć ryzyko przypadkowego zagubienia, pozostawienia ich w miejscu dostępnym dla innych osób czy utraty podczas zmian organizacyjnych.
Samo zabezpieczone miejsce nie wystarcza jednak do zachowania pełnej kontroli. Trzeba również wiedzieć, jakie dokumenty są przechowywane, kto jest uprawniony do dostępu oraz gdzie znajdują się środki umożliwiające uzyskanie dostępu do depozytu.
Kontrola nad dokumentami oznacza więc nie tylko ich fizyczne posiadanie. Obejmuje również możliwość ustalenia, gdzie się znajdują, kto może je zobaczyć i w jakich okolicznościach może uzyskać do nich dostęp.