Przechowywanie dokumentów w jednym egzemplarzu oznacza, że istnieje tylko jedna fizyczna lub cyfrowa kopia, która pełni funkcję jedynego źródła informacji. Taki model ma kilka istotnych konsekwencji, zarówno organizacyjnych, jak i związanych z ryzykiem.
Najważniejszą konsekwencją jest brak redundancji. Jeśli dokument zostanie utracony, zniszczony lub uszkodzony, nie ma możliwości jego odtworzenia z innego źródła. Dotyczy to zarówno zdarzeń losowych (zalanie, pożar, awaria), jak i błędów ludzkich (przypadkowe wyrzucenie, nadpisanie, zgubienie).
Drugim skutkiem jest zwiększona zależność od jednego miejsca przechowywania. Całe bezpieczeństwo dokumentu opiera się na warunkach jednego środowiska. Jeśli to miejsce zostanie naruszone, naruszone zostają również wszystkie przechowywane tam informacje.
W przypadku dokumentów o znaczeniu prawnym lub finansowym może to prowadzić do realnych problemów operacyjnych. Brak dostępu do umowy, pełnomocnictwa, dokumentacji księgowej czy danych identyfikacyjnych może wstrzymać działania, wymusić procedury odtworzeniowe lub generować koszty.
Istotna jest też kwestia błędów organizacyjnych. Pojedynczy egzemplarz łatwiej „wypada z obiegu”, bo nie istnieje jego kopia referencyjna. W praktyce oznacza to, że trudniej kontrolować, czy dokument jest aktualny, gdzie się znajduje i kto miał do niego dostęp.
Kolejną konsekwencją jest większe ryzyko nieodwracalności zdarzeń. W systemie wielokopijnym utrata jednej wersji nie jest krytyczna. W systemie jednego egzemplarza każda utrata ma charakter końcowy.
Z drugiej strony taki model bywa stosowany świadomie, szczególnie tam, gdzie liczy się kontrola i ograniczenie rozproszenia informacji. Jeden egzemplarz zmniejsza ryzyko nieautoryzowanego powielania lub niekontrolowanego obiegu dokumentu. Wymaga jednak znacznie wyższego poziomu zabezpieczenia i kontroli dostępu.
Dlatego przechowywanie dokumentów w jednym egzemplarzu można traktować jako rozwiązanie o wysokiej koncentracji ryzyka: upraszcza zarządzanie, ale jednocześnie zwiększa konsekwencje każdej pojedynczej awarii, błędu lub utraty dostępu.