Zabezpieczenie rzeczy przy prowadzeniu działalności z wieloma osobami nie polega na „lepszych zamkach”, tylko na uporządkowaniu dostępu, odpowiedzialności i przepływu rzeczy. Im więcej osób, tym większe ryzyko nie wynika z jednego zdarzenia, tylko z rozmycia kontroli.
Podstawą jest rozdzielenie własności i odpowiedzialności. Każda grupa rzeczy powinna mieć przypisaną osobę lub rolę, która odpowiada za ich stan i lokalizację. Nie chodzi o fizyczne pilnowanie, tylko o to, żeby zawsze było wiadomo, kto aktualnie „zarządza” danym zasobem.
Drugi element to ograniczenie swobodnego dostępu. W systemie wieloosobowym największym problemem jest sytuacja, w której wiele osób ma dostęp „na wszelki wypadek”. To prowadzi do chaosu, bo nie da się ustalić, kto faktycznie używał lub przenosił dany przedmiot. Lepiej działa model dostępu warunkowego — tylko dla ról, które realnie tego potrzebują.
Trzecia zasada to centralizacja przechowywania. Im więcej rozproszonych miejsc, tym większe ryzyko utraty kontroli. W praktyce lepiej działa jedno lub kilka jasno zdefiniowanych miejsc niż wiele „tymczasowych punktów”, które nie mają właściciela ani systemu ewidencji.
Czwarty element to ewidencja operacyjna. Nie musi być skomplikowana, ale powinna odpowiadać na trzy pytania: co jest przechowywane, gdzie się znajduje i kto ostatnio z tego korzystał. Bez tego przy wielu osobach powstaje efekt „rozmycia historii” — rzeczy są, ale nie wiadomo w jakim są stanie i skąd się wzięły.
Piąty aspekt to formalne przekazania. Każda zmiana osoby odpowiedzialnej, zmiana stanowiska lub odejście z firmy powinno wiązać się z kontrolowanym przekazaniem zasobów. Brak tego momentu jest jedną z głównych przyczyn zagubień i nieporozumień.
Warto też oddzielić dostęp fizyczny od decyzyjnego. Nie każda osoba, która może dotknąć rzeczy, powinna mieć prawo decydowania o ich przenoszeniu lub przechowywaniu. W przeciwnym razie system szybko traci spójność.
W praktyce bezpieczeństwo przy wielu osobach nie wynika z ograniczania zaufania, tylko z redukcji przypadkowości. Im mniej decyzji podejmowanych „na bieżąco” przez różne osoby bez wspólnego systemu, tym większa kontrola nad rzeczywistym stanem rzeczy.