Działalność mobilna oznacza częste przemieszczanie się między klientami, miejscami wykonywania usług, biurami lub różnymi lokalizacjami. Taki sposób pracy powoduje, że ważne rzeczy często znajdują się w ruchu, a ich bezpieczeństwo zależy od wielu zmiennych sytuacji.
Problem ciągłego przemieszczania wartości
Przy działalności mobilnej dokumenty, nośniki danych, klucze lub inne przedmioty związane z działalnością mogą być przewożone między różnymi miejscami. Każda zmiana lokalizacji zwiększa liczbę sytuacji, w których rzeczy mogą zostać pozostawione, zagubione albo udostępnione osobom postronnym.
Ryzyko nie wynika wyłącznie z samego przemieszczania, ale również z braku stałego systemu przechowywania i kontroli dostępu.
Oddzielenie miejsca pracy od miejsca przechowywania
Osoby prowadzące działalność mobilną często korzystają z wielu lokalizacji jednocześnie. Samochód, wynajmowane przestrzenie, miejsca spotkań lub biura klientów mogą być wykorzystywane tymczasowo i nie zawsze zapewniają pełną kontrolę nad dostępem.
Rzeczy, które nie są potrzebne podczas bieżącej pracy, mogą być przechowywane w miejscu niezależnym od codziennego przemieszczania się. Dotyczy to szczególnie dokumentów, nośników danych, kluczy oraz innych wartościowych przedmiotów.
Prywatne skrytki depozytowe są przeznaczone między innymi do przechowywania dokumentów, nośników danych, kluczy oraz innych wartościowych przedmiotów należących do Klienta.
Kontrola dostępu przy działalności mobilnej
Przy częstych zmianach miejsca wykonywania pracy ważne jest, aby dostęp do przechowywanych rzeczy był powiązany z konkretnymi osobami i określonymi uprawnieniami. Sama wiedza o lokalizacji lub wcześniejszy kontakt z rzeczami nie powinny oznaczać stałego prawa do korzystania z nich.
W systemie Automatycznej Samoobsługowej Skrytki Depozytowej YSBOX dostęp do skrytki przysługuje Klientowi oraz ustanowionemu Pełnomocnikowi, jeżeli został wskazany. Dostęp jest powiązany z określonymi uprawnieniami oraz procedurą identyfikacji.
Zarządzanie rzeczami w zmiennym środowisku pracy
Działalność mobilna wymaga rozdzielenia rzeczy używanych codziennie od tych, które powinny być przechowywane w sposób bardziej uporządkowany. Pozwala to ograniczyć zależność od aktualnej lokalizacji i zmniejszyć liczbę miejsc, które trzeba kontrolować.
Przy mobilnym charakterze pracy najważniejsze jest zachowanie kontroli nad tym, gdzie znajdują się rzeczy oraz kto może uzyskać do nich dostęp. Stały system przechowywania pozwala ograniczyć wpływ częstych zmian miejsca na bezpieczeństwo majątku i dokumentów.