Zmiana struktury firmy może wpływać na sposób zarządzania majątkiem, dostęp do dokumentów oraz odpowiedzialność poszczególnych osób. W okresie zmian szczególne znaczenie ma uporządkowanie tego, kto posiada dostęp do określonych wartości i informacji.
Zmiana osób odpowiedzialnych
Przy zmianach organizacyjnych często zmieniają się wspólnicy, członkowie zarządu, pracownicy lub osoby odpowiedzialne za określone obszary działalności. Problem może pojawić się wtedy, gdy wcześniejsze zasady dostępu pozostają bez zmian mimo zmiany ról.
Osoba, która wcześniej miała dostęp do dokumentów, kluczy lub innych wartości firmy, nie powinna zachowywać tego dostępu wyłącznie dlatego, że korzystała z niego w przeszłości.
Oddzielenie majątku firmy od bieżącej działalności
Majątek wykorzystywany w działalności firmy często jest powiązany z codzienną pracą wielu osób. Dokumenty, nośniki danych, klucze lub inne przedmioty mogą znajdować się w miejscach dostępnych dla szerszego grona użytkowników.
Przy zmianie struktury firmy ważne jest zachowanie kontroli nad tym, które osoby mają dostęp do poszczególnych elementów majątku.
Formalne określenie dostępu
Dostęp do wartości firmowych powinien wynikać z określonych uprawnień, a nie wyłącznie z pełnionej wcześniej funkcji lub znajomości sposobu przechowywania.
W przypadku skrytki depozytowej dostęp jest przypisany do Klienta oraz osób posiadających formalne uprawnienia. W systemie Automatycznej Samoobsługowej Skrytki Depozytowej YSBOX dostęp do skrytki przysługuje Klientowi oraz ustanowionemu Pełnomocnikowi, jeżeli został wskazany.
Ochrona dokumentów i informacji
Zmiany organizacyjne często wiążą się z przekazywaniem dokumentacji, danych i innych informacji potrzebnych do dalszego działania firmy. Brak kontroli nad tym procesem może powodować, że osoby niezaangażowane w aktualną strukturę nadal posiadają wiedzę o majątku przedsiębiorstwa.
Prywatne skrytki depozytowe są przeznaczone między innymi do przechowywania dokumentów, nośników danych, kluczy oraz innych wartościowych przedmiotów należących do Klienta.
Aktualizacja zasad po zmianach
Po zmianie struktury firmy konieczne jest sprawdzenie, czy dotychczasowe zasady dostępu odpowiadają nowej sytuacji. Dotyczy to osób uprawnionych, sposobu identyfikacji oraz miejsc przechowywania ważnych rzeczy.
Zabezpieczenie majątku przy zmianie struktury firmy polega przede wszystkim na zachowaniu kontroli nad dostępem, informacją i odpowiedzialnością. Sama zmiana organizacyjna nie powoduje utraty bezpieczeństwa, ale brak uporządkowania zasad może prowadzić do utraty kontroli nad majątkiem przedsiębiorstwa.