Reorganizacja firmy często oznacza zmianę siedziby, struktury organizacyjnej, osób odpowiedzialnych za majątek albo sposobu przechowywania dokumentów. W takim okresie łatwiej o utratę kontroli nad rzeczami, które na co dzień pozostają poza bezpośrednim nadzorem właściciela.
Pierwszym problemem jest uporządkowanie tego, co faktycznie wymaga ochrony. W dokumentacji YSBOX jako depozyt mogą być przechowywane między innymi dokumenty, papiery wartościowe, klucze, szyfry, nośniki danych oraz inne przedmioty wartościowe. Depozyt pozostaje własnością Klienta.
Przy reorganizacji znaczenie ma również ograniczenie dostępu. Jeżeli część majątku zostaje przeniesiona poza dotychczasową siedzibę, nie powinna jednocześnie stać się dostępna dla większej liczby osób. W YSBOX dostęp do depozytu może otrzymać Klient oraz ustanowiony Pełnomocnik, którego dane i uprawnienia są określone w dokumentacji.
Szczególną uwagę trzeba poświęcić kluczom, kartom, PIN-om i innym elementom umożliwiającym dostęp. W przypadku zmiany osób odpowiedzialnych za majątek przekazanie takich elementów bez uporządkowania uprawnień może spowodować, że faktyczny dostęp będzie szerszy niż zakładany.
Fizyczne oddzielenie części majątku od reorganizowanej siedziby może ograniczyć ryzyko związane z samym procesem przeprowadzki lub zmianą organizacyjną. Nie zastępuje jednak ewidencji. Przy zmianie struktury firmy trzeba wiedzieć, co jest przechowywane, gdzie się znajduje i kto jest uprawniony do dysponowania daną rzeczą.
Reorganizacja nie powinna więc oznaczać jednoczesnej utraty kontroli nad majątkiem. Bezpieczne przeprowadzenie takiej zmiany wymaga zachowania porządku w dokumentacji, ograniczenia dostępu do wartości i świadomego rozdzielenia majątku od miejsc, w których zachodzą zmiany organizacyjne.