Częste przeprowadzki to jeden z najbardziej wymagających scenariuszy dla utrzymania kontroli nad majątkiem, ponieważ w krótkim czasie zmienia się lokalizacja, system przechowywania i warunki dostępu. W takich warunkach ryzyko nie wynika z jednego momentu, tylko z przerw w ciągłości informacji.
Podstawą zabezpieczenia jest ograniczenie liczby rzeczy przechowywanych w ruchu. Im mniej przedmiotów „podróżuje” między lokalizacjami, tym mniejsze ryzyko ich utraty. W praktyce oznacza to rozdzielenie majątku na część stałą i mobilną. Część stała nie powinna być regularnie przenoszona, a część mobilna powinna być jasno zdefiniowana i ograniczona do niezbędnego minimum.
Drugim elementem jest system pakowania oparty na ewidencji. Każde opakowanie powinno mieć przypisany opis, ale co ważniejsze — powinno być powiązane z listą zawartości, a nie tylko etykietą ogólną. Przy częstych przeprowadzkach największym problemem nie jest transport, tylko brak możliwości odtworzenia tego, co gdzie trafiło.
Trzeci aspekt to centralny punkt kontroli. W każdej przeprowadzce powinna istnieć jedna osoba lub jeden system odpowiedzialny za całość majątku. Rozproszenie odpowiedzialności między kilka osób prowadzi do luk informacyjnych i utraty ciągłości. Nawet jeśli fizycznie wiele osób przenosi rzeczy, kontrola powinna być jednolita.
Istotne jest też oddzielenie rzeczy krytycznych od reszty. Dokumenty, nośniki danych, przedmioty o wysokiej wartości lub znaczeniu powinny być przechowywane w sposób niezależny od procesu przeprowadzki. W praktyce oznacza to, że nie są one traktowane jako część ogólnego transportu, tylko jako osobna kategoria.
Kolejnym elementem jest minimalizacja „stref przejściowych”. Przy przeprowadzkach często powstają miejsca tymczasowe: kartony bez pełnej ewidencji, rzeczy odkładane „na chwilę”, pomieszczenia przejściowe. To właśnie tam najczęściej dochodzi do utraty rzeczy, ponieważ nie są one ani w starej, ani w nowej strukturze.
Ważne jest również utrzymanie ciągłości informacji między lokalizacjami. Nawet jeśli fizyczne miejsce się zmienia, system wiedzy o tym, co i gdzie się znajduje, powinien być aktualizowany na bieżąco, a nie „po zakończeniu przeprowadzki”.
W praktyce zabezpieczenie majątku przy częstych przeprowadzkach polega na jednym: stworzeniu stabilnego systemu informacji o rzeczach, który nie zależy od konkretnej lokalizacji. Im mniej decyzji podejmowanych ad hoc w trakcie transportu, tym większa kontrola nad całością.