Utrata dostępu do konta może nastąpić nie tylko w wyniku cyberataku. Problemem może być również zgubienie telefonu, awaria urządzenia, utrata hasła, niedostępność poczty albo brak kodu potrzebnego do uwierzytelnienia.
Dlatego dane potrzebne do odzyskania dostępu powinny mieć fizyczną kopię zapasową. Nie należy polegać wyłącznie na telefonie lub komputerze, ponieważ utrata jednego urządzenia może jednocześnie pozbawić dostępu do kilku usług.
Szczególnej ochrony wymagają hasła, kody odzyskiwania, klucze dostępu i inne dane uwierzytelniające. Nie powinny być przechowywane w jednym, łatwo dostępnym miejscu razem z informacją, do jakiego konta należą. Przy ważnych kontach lepiej rozdzielić informacje identyfikujące konto od danych umożliwiających jego odzyskanie.
Fizyczną kopię można przechowywać offline, poza urządzeniami stale podłączonymi do internetu. Regulamin YourSafeBox.eu wskazuje nośniki danych, klucze i szyfry jako przykłady przedmiotów, które mogą stanowić depozyt w skrytce.
W przypadku dostępu do samej skrytki również stosuje się zasadę rozdzielenia danych. Regulamin wskazuje, że indywidualny PIN Klienta ma charakter ściśle osobisty i nie powinien być udostępniany innym osobom, w tym Depozytariuszowi. Po jego ustawieniu Klient korzysta również z aplikacji mobilnej służącej do autoryzacji.
Backup powinien być przechowywany w miejscu niezależnym od podstawowego systemu. Jeżeli telefon zostanie skradziony, a kopia kodów odzyskiwania znajduje się w tym samym telefonie, zabezpieczenie przestaje być backupem.
Przy ważnych kontach dobrze jest również przygotować procedurę awaryjną. Powinna ona określać, gdzie znajduje się kopia, jakie informacje są potrzebne do odzyskania dostępu oraz kto może z niej skorzystać w sytuacji awaryjnej. Nie oznacza to przekazywania komuś kompletu haseł. Chodzi o to, aby w razie utraty urządzenia nie utracić jednocześnie możliwości odzyskania kont.
Najważniejsza zasada jest prosta: dane potrzebne do odzyskania dostępu nie powinny być dostępne wyłącznie w tym samym miejscu, którego utrata może spowodować problem. Fizyczny backup przechowywany offline tworzy dodatkową drogę odzyskania dostępu wtedy, gdy podstawowe urządzenie lub konto przestaje być dostępne.