Utrata wartości przez złe warunki przechowywania to proces stopniowy, ale w niektórych przypadkach może też mieć charakter nagły. Zależy to od rodzaju rzeczy i tego, jakie warunki zostały naruszone.
Najczęściej chodzi o czynniki środowiskowe: wilgotność, temperaturę, światło, kurz oraz kontakt z innymi materiałami. Każdy z nich działa inaczej i wpływa na inne typy wartości.
Wilgotność jest jednym z najważniejszych czynników. W przypadku dokumentów powoduje falowanie papieru, rozwój pleśni i nieczytelność. W przypadku metali może prowadzić do korozji, a przy biżuterii lub zegarkach do uszkodzeń mechanicznych i chemicznych. W takich sytuacjach utrata wartości często zaczyna się od niewidocznych zmian, które z czasem stają się nieodwracalne.
Temperatura działa bardziej pośrednio, ale w dłuższym okresie wpływa na degradację materiałów. Skórzane elementy mogą twardnieć lub pękać, kleje tracą właściwości, a niektóre tworzywa sztuczne ulegają odkształceniom. Wahania temperatury są szczególnie niekorzystne, bo przyspieszają proces starzenia materiałów.
Światło, zwłaszcza słoneczne, powoduje blaknięcie i degradację powierzchni. Dotyczy to zarówno dokumentów, jak i fotografii, tkanin czy elementów dekoracyjnych. W wielu przypadkach utrata wartości ma tu charakter estetyczny, ale w przypadku dokumentów może mieć również znaczenie praktyczne.
Kurz i zanieczyszczenia działają wolniej, ale systematycznie. Osadzają się na powierzchniach, wnikają w strukturę materiałów i zwiększają ryzyko mikrouszkodzeń. W połączeniu z wilgocią mogą tworzyć warunki sprzyjające degradacji biologicznej.
Istotne jest też przechowywanie w niewłaściwych opakowaniach lub w kontakcie z innymi przedmiotami. Docisk, zgniecenie, reakcje chemiczne między materiałami czy brak separacji mogą prowadzić do trwałych uszkodzeń, nawet jeśli warunki środowiskowe są umiarkowane.
Warto zwrócić uwagę na różnicę między utratą natychmiastową a stopniową. Część uszkodzeń jest widoczna od razu, na przykład zalanie dokumentów czy mechaniczne zniszczenie. Jednak większość strat wartości powstaje powoli i przez długi czas pozostaje niezauważona.
Dlatego złe warunki przechowywania nie tylko niszczą rzeczy, ale też skracają ich „życie użytkowe”. Przedmiot może nadal istnieć fizycznie, ale jego wartość — finansowa, użytkowa lub emocjonalna — stopniowo maleje, aż w pewnym momencie staje się częściowo lub całkowicie nieodwracalnie utracona.