Utrata rzeczy przez brak dokumentacji często nie oznacza fizycznego zniknięcia przedmiotu. Problem pojawia się wtedy, gdy właściciel nie ma potwierdzeń, informacji lub uporządkowanych zapisów pozwalających wykazać, co posiada, gdzie dana rzecz się znajduje i jakie ma znaczenie.
Brak informacji o posiadanych wartościach
Wiele przedmiotów ma znaczenie nie tylko ze względu na swoją wartość fizyczną, ale również przez dokumenty związane z ich pochodzeniem, własnością lub historią. Bez odpowiednich zapisów trudniej jest odtworzyć informacje po latach.
Dotyczy to między innymi umów, potwierdzeń zakupu, dokumentów własności, danych dotyczących majątku oraz informacji potrzebnych przy sprawach formalnych.
Problem przy zmianie sytuacji
Brak dokumentacji może utrudnić działanie w sytuacjach, gdy właściciel musi szybko uporządkować swoje sprawy. Może pojawić się problem z ustaleniem, jakie rzeczy należą do danej osoby, gdzie są przechowywane lub jakie prawa są z nimi związane.
Sytuacja komplikuje się szczególnie wtedy, gdy majątek jest rozproszony pomiędzy różne miejsca lub gdy kilka osób ma dostęp do poszczególnych informacji.
Znaczenie uporządkowanego przechowywania
Dokumentacja dotycząca majątku powinna być przechowywana w sposób pozwalający na jej odnalezienie również po wielu latach. Przypadkowe odkładanie dokumentów lub brak systemu może prowadzić do zagubienia informacji, nawet jeżeli same rzeczy nadal istnieją.
Prywatne skrytki depozytowe są przeznaczone między innymi do przechowywania dokumentów, nośników danych, kluczy oraz innych wartościowych przedmiotów należących do Klienta.
Kontrola nad dokumentacją majątku
Dokumentacja ma znaczenie również dla osób, które w określonych sytuacjach mogą potrzebować dostępu do informacji o majątku. Jeżeli zasady dostępu nie są uporządkowane, odzyskanie ważnych danych może być utrudnione.
W systemie Automatycznej Samoobsługowej Skrytki Depozytowej YSBOX dostęp do skrytki przysługuje Klientowi oraz ustanowionemu Pełnomocnikowi, jeżeli został wskazany. Dostęp jest powiązany z określonymi uprawnieniami oraz procedurą identyfikacji.
Utrata rzeczy przez brak dokumentacji wynika najczęściej z utraty kontroli nad informacją, a nie tylko z utraty samego przedmiotu. Uporządkowane przechowywanie dokumentów pozwala zachować wiedzę o majątku i ułatwia zarządzanie nim w zmieniających się sytuacjach.