Brak segregacji dokumentów może nie powodować utraty majątku bezpośrednio, ale może utrudnić wykazanie praw do poszczególnych składników majątku albo odzyskanie kontroli nad nimi. Problem pojawia się wtedy, gdy ważne dokumenty, klucze, szyfry lub inne nośniki informacji są przechowywane przypadkowo i trudno ustalić, gdzie się znajdują.
Przy większym majątku dokumentacja może obejmować wiele różnych rzeczy. Regulamin YSBOX wskazuje między innymi dokumenty, papiery wartościowe, klucze, szyfry i nośniki danych jako przedmioty, które mogą stanowić depozyt.
Brak uporządkowania zwiększa ryzyko błędu w sytuacji, gdy dokument jest potrzebny szybko. Może również utrudnić rodzinie lub następcom prawnym ustalenie, jakie przedmioty i dokumenty były przechowywane oraz gdzie ich szukać. W przypadku YSBOX Regulamin przewiduje określoną procedurę udostępnienia skrytki spadkobiercom po przedstawieniu wymaganych dokumentów potwierdzających ich uprawnienia.
Segregacja nie polega więc wyłącznie na porządku w papierach. Chodzi o to, aby ważne dokumenty i przedmioty związane z majątkiem były możliwe do odnalezienia, odpowiednio zabezpieczone i dostępne dla osób, które mają do nich prawo. W przeciwnym razie problemem może stać się nie tylko fizyczna utrata dokumentu, ale również utrata kontroli nad informacją, którą dokument zawiera.