Utrata majątku przez brak kontroli nad lokalizacją najczęściej nie wynika z samego faktu przechowywania rzeczy w określonym miejscu. Problem pojawia się wtedy, gdy właściciel nie ma pełnej wiedzy, gdzie znajdują się wartości, kto może mieć do nich dostęp i czy nadal panuje nad sposobem ich przechowywania.
Problem rozproszonego majątku
W trakcie życia rzeczy często trafiają do różnych miejsc. Dokumenty mogą zostać w poprzednim mieszkaniu, u członka rodziny, w biurze lub w miejscu wykorzystywanym tymczasowo. Przedmioty wartościowe mogą być przechowywane według bieżących potrzeb, bez jednego systemu kontroli.
Z czasem właściciel może utracić dokładną wiedzę o lokalizacji poszczególnych rzeczy. W sytuacji nagłej potrzeby problemem staje się nie tylko dostęp, ale samo ustalenie, gdzie dana rzecz się znajduje.
Brak informacji zwiększa ryzyko
Kontrola nad majątkiem wymaga znajomości jego położenia. Jeżeli właściciel nie wie, gdzie przechowywane są ważne dokumenty, nośniki danych, klucze lub inne wartościowe przedmioty, trudniej jest szybko zareagować na zmianę sytuacji.
Brak kontroli nad lokalizacją może prowadzić do przypadkowego pozostawienia rzeczy, utraty dostępu lub sytuacji, w której inne osoby mają większą wiedzę o miejscu przechowywania niż sam właściciel.
Stałe miejsce dla ważnych rzeczy
Uporządkowany sposób przechowywania ogranicza ryzyko wynikające z przypadkowego rozmieszczenia wartości w wielu lokalizacjach. Dokumenty, nośniki danych, klucze oraz inne ważne przedmioty mogą być przechowywane w miejscu przeznaczonym do tego celu. Prywatne skrytki depozytowe są przeznaczone między innymi do przechowywania dokumentów, nośników danych, kluczy oraz innych wartościowych przedmiotów należących do Klienta.
Kontrola nad dostępem
Sama znajomość lokalizacji nie wystarcza, jeżeli dostęp do rzeczy nie jest odpowiednio uporządkowany. Osoby trzecie mogą uzyskać kontakt z majątkiem przez znajomość miejsca przechowywania, wspólne użytkowanie przestrzeni lub wcześniejsze uprawnienia, które przestały być aktualne.
W systemie Automatycznej Samoobsługowej Skrytki Depozytowej YSBOX dostęp do skrytki przysługuje Klientowi oraz ustanowionemu Pełnomocnikowi, jeżeli został wskazany. Dostęp wynika z określonych uprawnień oraz procedury identyfikacji.
Utrata majątku przez brak kontroli nad lokalizacją jest często skutkiem braku uporządkowanego systemu przechowywania. Największe znaczenie ma nie tylko to, gdzie znajdują się wartości, ale również czy właściciel zachowuje pełną wiedzę o ich położeniu i zasadach dostępu.