Dokument może stracić swoją użyteczność bez żadnego nagłego zdarzenia. Papier z czasem żółknie, staje się kruchy i podatny na pękanie, a tusz lub wydruk mogą blaknąć. Tempo tych zmian zależy między innymi od temperatury, wilgotności, światła i jakości samego papieru.
Szczególnie niekorzystna jest wysoka lub zmienna wilgotność. Przy wilgotnych warunkach rośnie ryzyko rozwoju pleśni, natomiast zbyt suche środowisko może powodować kurczenie się i pękanie niektórych materiałów. Gwałtowne zmiany wilgotności również mogą przyspieszać uszkodzenia.
Temperatura także ma znaczenie. Podwyższona temperatura przyspiesza procesy chemiczne odpowiedzialne za starzenie papieru, a jej wahania mogą dodatkowo obciążać materiał. Z tego powodu miejsca takie jak strychy, garaże czy wilgotne piwnice nie są dobrym środowiskiem dla długoterminowego przechowywania dokumentów.
Światło może powodować żółknięcie, ciemnienie lub blaknięcie papieru i atramentu. Problemem może być również kurz, zanieczyszczenia powietrza, owady oraz kontakt z niewłaściwymi materiałami opakowaniowymi.
Degradacja dokumentu może mieć znaczenie praktyczne. Jeżeli papier staje się kruchy, zapis blednie albo dokument zostaje zaatakowany przez pleśń, jego odczytanie lub wykorzystanie może stać się trudniejsze. W przypadku dokumentów potwierdzających prawa majątkowe problem dotyczy więc nie tylko wyglądu, ale również zachowania informacji.
Dlatego miejsce przechowywania dokumentów powinno zapewniać stabilne warunki środowiskowe i chronić je przed wilgocią, nadmierną temperaturą oraz światłem. Samo zamknięcie dokumentów w szufladzie czy pudełku nie zabezpiecza ich przed procesami zachodzącymi wskutek niewłaściwych warunków przechowywania.