Dynamiczne zmiany organizacyjne oznaczają częste zmiany osób, zespołów, miejsc pracy i sposobu wykonywania działalności. W takich warunkach przechowywanie wartości w kilku bieżących lokalizacjach może utrudniać kontrolę nad tym, gdzie rzeczy się znajdują i kto ma do nich dostęp.
Stałe miejsce przechowywania
Dokumenty, biżuteria, papiery wartościowe, klucze, fotografie, nośniki danych i inne przedmioty wartościowe mogą stanowić Depozyt przechowywany w skrytce YSBOX. Depozyt pozostaje własnością Klienta.
Stałe miejsce pozwala oddzielić wartości od zmieniającej się infrastruktury organizacji. Zmiana biura, zespołu, projektu czy sposobu prowadzenia działalności nie musi wtedy oznaczać przenoszenia przechowywanych rzeczy razem z bieżącym wyposażeniem.
Kontrola dostępu przy zmianach osobowych
Przy zmianach organizacyjnych szczególne znaczenie ma kontrola osób uprawnionych. Pełnomocnik jest osobą upoważnioną przez Klienta i uzyskuje dostęp do YSBOX na zasadach określonych w Umowie Najmu, Regulaminie oraz udzielonym pełnomocnictwie.
Jeżeli zmienia się osoba odpowiedzialna za majątek, trzeba więc uporządkować również jej uprawnienia do depozytu. Samo zakończenie pracy w zespole nie powinno pozostawiać nieaktualnego dostępu do przechowywanych wartości.
Oddzielenie przechowywania od organizacji pracy
Przy dynamicznych zmianach organizacyjnych nie trzeba przenosić wartości za każdym razem, gdy zmienia się struktura firmy. Stałe miejsce przechowywania może ograniczyć liczbę sytuacji, w których dokumenty lub inne rzeczy są przekazywane pomiędzy kolejnymi osobami i lokalizacjami.
Nie eliminuje to jednak potrzeby prowadzenia własnej ewidencji oraz aktualizowania osób uprawnionych. Skrytka zapewnia miejsce przechowywania, natomiast organizacja kontroli nad zawartością pozostaje po stronie Klienta.
Przy dynamicznych zmianach organizacyjnych bezpieczniejszy organizacyjnie jest więc model, w którym wartości pozostają w stałym miejscu, a zmiany dotyczą przede wszystkim osób uprawnionych i zasad dostępu. Dzięki temu reorganizacja firmy nie musi każdorazowo oznaczać zmiany miejsca przechowywania majątku.