Przechowywanie wartości bez ewidencji utrudnia ustalenie, co dokładnie znajduje się w danym miejscu, kto jest odpowiedzialny za poszczególne rzeczy i czy po pewnym czasie wszystko nadal znajduje się na swoim miejscu.
Problem może pojawić się przy dokumentach, gotówce, kosztownościach, nośnikach danych albo innych przedmiotach przechowywanych przez dłuższy czas. Jeżeli nie ma żadnego spisu, właściciel może pamiętać ogólnie o przechowywanym majątku, ale nie mieć pewności co do jego pełnej zawartości.
Brak ewidencji utrudnia również wykrycie straty
Jeżeli wiadomo, jakie rzeczy powinny znajdować się w miejscu przechowywania, łatwiej zauważyć ich brak. Bez takiego zestawienia problem może zostać wykryty dopiero wtedy, gdy konkretny przedmiot będzie potrzebny.
Ewidencja może mieć szczególne znaczenie przy zmianie osób odpowiedzialnych za majątek. Gdy dostęp do przechowywanych rzeczy przechodzi z jednej osoby na drugą, spis pozwala ograniczyć niejasności dotyczące tego, co faktycznie zostało przekazane.
Sama skrytka nie tworzy jednak ewidencji majątku. Regulamin YourSafeBox określa zasady przechowywania Depozytu i odpowiedzialność Klienta za zdeponowane przedmioty, ale to Klient decyduje, w jaki sposób prowadzi własną dokumentację zawartości.
Przy wartościowych rzeczach ewidencja nie musi oznaczać szczegółowego opisywania każdej cechy przedmiotu. Powinna przede wszystkim pozwalać ustalić, co jest przechowywane, kiedy zostało umieszczone w danym miejscu i kto odpowiada za dostęp.
Brak ewidencji nie powoduje automatycznie utraty majątku. Zwiększa jednak ryzyko, że zagubienie, pomyłka albo brak konkretnego przedmiotu zostaną zauważone dopiero po dłuższym czasie. Fizyczne zabezpieczenie miejsca przechowywania i kontrola dostępu powinny więc być uzupełnione o podstawową ewidencję wartości.