Praca w wielu lokalizacjach oznacza, że nie ma jednego stałego punktu odniesienia dla przechowywania rzeczy. W takim modelu największym ryzykiem nie jest sama liczba miejsc, tylko brak jasnego podziału, co gdzie powinno się znajdować i w jakim trybie.
Podstawą jest rozdzielenie trzech kategorii: rzeczy operacyjnych, rzeczy przenośnych i rzeczy stałych.
Rzeczy operacyjne to te, które muszą być dostępne w każdej lokalizacji pracy. Powinny być ograniczone do minimum i możliwie standaryzowane. Chodzi o to, żeby niezależnie od miejsca zawsze korzystać z tego samego zestawu, bez konieczności przenoszenia „całego systemu”.
Rzeczy przenośne to te, które przemieszczają się między lokalizacjami. W tym przypadku kluczowe jest, żeby były przechowywane w jednym, spójnym systemie transportowym — torbie, zestawie, pojemniku — który ma określoną zawartość. Problem zaczyna się wtedy, gdy rzeczy są przenoszone luźno i bez stałej struktury, bo wtedy łatwo o utratę kontroli nad tym, co faktycznie jest ze sobą zabierane.
Rzeczy stałe to te, które nie powinny być częścią mobilnego trybu pracy. W praktyce powinny być przechowywane w jednym, stabilnym miejscu bazowym, niezależnym od bieżącej lokalizacji. To mogą być dokumenty, archiwum, rzeczy o wyższej wartości lub elementy, które nie są potrzebne codziennie.
Ważnym elementem jest też kontrola punktu powrotu. Przy pracy w wielu lokalizacjach musi istnieć jedno miejsce lub system, który jest „referencyjny” — tam wracają rzeczy, które nie są aktualnie używane. Bez tego powstaje rozproszenie, w którym każdy punkt pracy zaczyna pełnić funkcję magazynu.
Istotne jest również ograniczenie duplikacji. Im więcej kopii tych samych rzeczy w różnych lokalizacjach, tym trudniej utrzymać aktualność i spójność. Zamiast wielu zestawów lepiej działa jeden zestaw operacyjny i jasno określone zasady jego przenoszenia.
W praktyce skuteczne przechowywanie przy pracy w wielu lokalizacjach polega na utrzymaniu jednego systemu logicznego, który nie zmienia się wraz z miejscem. Lokalizacja może się zmieniać, ale przypisanie rzeczy do funkcji i kategorii powinno pozostać stałe, bo to ono utrzymuje porządek w całym systemie.