Praca w modelu rozproszonym oznacza, że działalność może być prowadzona jednocześnie z kilku miejsc, bez jednego stałego biura lub centrum operacyjnego. W takiej organizacji dokumenty, klucze, nośniki danych i inne wartości łatwo rozproszyć między poszczególne lokalizacje.
Jedno stałe miejsce przechowywania
Przy takim modelu rzeczy wymagające szczególnego zabezpieczenia mogą być przechowywane w jednym, wydzielonym miejscu zamiast pozostawiania ich w kolejnych lokalizacjach pracy. Regulamin YourSafeBox wskazuje jako Depozyt między innymi dokumenty, biżuterię, klucze, szyfry, fotografie, nośniki danych i inne przedmioty wartościowe. Depozyt pozostaje własnością Klienta.
Skrytka YSBOX jest wydzielonym, zamkniętym i zabezpieczonym przed dostępem osób nieuprawnionych miejscem w Skarbcu. Dostęp przyznany jest Klientowi oraz Pełnomocnikowi, jeżeli został ustanowiony.
Takie rozwiązanie oddziela wartości od bieżącej organizacji pracy. Zmiana miejsca wykonywania obowiązków, projektu czy zespołu nie musi oznaczać przenoszenia przechowywanych rzeczy razem z dokumentacją roboczą.
Trzeba jednak uwzględnić lokalizację skrytki
Stałe miejsce przechowywania nie oznacza dostępu niezależnego od lokalizacji. Umowa określa konkretny Lokal, w którym znajduje się wynajmowana skrytka.
Dlatego przy pracy rozproszonej znaczenie ma również możliwość dotarcia do tego miejsca wtedy, gdy przechowywane rzeczy są potrzebne.
Kontrola dostępu pozostaje osobnym zagadnieniem
Przy pracy z kilku lokalizacji nie każda osoba uczestnicząca w działalności musi mieć dostęp do przechowywanych wartości. Pełnomocnik uzyskuje dostęp na zasadach określonych w Umowie Najmu, Regulaminie i udzielonym pełnomocnictwie.
Stałe miejsce przechowywania może więc ograniczyć rozproszenie rzeczy i zależność ich bezpieczeństwa od aktualnego miejsca wykonywania pracy. Nie zastępuje jednak ewidencji, kontroli uprawnień ani zasad dotyczących dokumentacji.