Przy konflikcie z pracownikami kluczowe jest rozdzielenie dwóch rzeczy: dostępu fizycznego do rzeczy oraz kontroli organizacyjnej nad tym, kto może nimi dysponować. Problem rzadko dotyczy samego miejsca, a częściej tego, czy dostęp jest przewidywalny i zależny od jednej strony konfliktu.
Najbezpieczniejszy kierunek to przeniesienie rzeczy do miejsca, które nie jest częścią bieżącej przestrzeni pracy ani nie zależy od osób zaangażowanych w konflikt. Chodzi o ograniczenie sytuacji, w której ktoś ma jednoczesny dostęp fizyczny i organizacyjny.
W praktyce stosuje się trzy podejścia.
Pierwsze to przechowywanie poza miejscem pracy, w neutralnym środowisku o kontrolowanym dostępie. Może to być np. skrytka depozytowa albo inne zewnętrzne, formalne miejsce przechowywania. W takim modelu pracownicy nie mają żadnego wpływu na dostęp, a ryzyko konfliktu nie przenosi się na fizyczne rzeczy.
Drugie to wydzielenie niezależnego systemu przechowywania w ramach organizacji, ale poza bezpośrednią kontrolą osób skonfliktowanych. Wymaga to jednak jasnych procedur, ewidencji i osoby trzeciej odpowiedzialnej za dostęp, żeby nie doszło do sporów o uprawnienia.
Trzecie to zabezpieczenie rzeczy w miejscu, które pozostaje pod kontrolą właściciela lub neutralnego administratora, z ograniczeniem dostępu operacyjnego dla pracowników. W praktyce oznacza to zmianę zasad dostępu, a nie tylko samego miejsca.
Największym ryzykiem w konflikcie nie jest kradzież w sensie bezpośrednim, tylko sytuacje pośrednie: brak współpracy, opóźnienia w zwrocie rzeczy, blokowanie dostępu albo spory o to, co do kogo należy. Dlatego kluczowe jest, żeby przechowywanie nie zależało od relacji między stronami konfliktu.
W skrócie: rzeczy powinny znaleźć się poza systemem, w którym konflikt ma wpływ na dostęp. Im bardziej neutralne i formalnie kontrolowane miejsce, tym mniejsze ryzyko eskalacji problemu w praktyce.