Klucze zapasowe do nieruchomości nie powinny być przechowywane w oczywistym miejscu, takim jak szuflada przy wejściu, szafka z dokumentami czy samochód. Jeżeli ktoś uzyska dostęp do takiego miejsca i jednocześnie wie, której nieruchomości dotyczą klucze, zapas staje się dodatkowym ułatwieniem w uzyskaniu dostępu do majątku.
Największy problem pojawia się wtedy, gdy wszystkie komplety kluczy znajdują się w jednym miejscu. Pożar, włamanie, zalanie albo utrata kluczy może wtedy oznaczać jednocześnie utratę podstawowego i zapasowego dostępu.
Przy ważnej nieruchomości lepiej przechowywać zapasowy komplet poza miejscem, którego dotyczą klucze. Może to być skrytka bankowa albo prywatny skarbiec. W przypadku YourSafeBox.eu klucze są wprost wymienione wśród przedmiotów, które mogą być przechowywane jako depozyt w skrytce.
Nie chodzi jednak o samo miejsce przechowywania. Klucz powinien być również możliwie trudny do powiązania z konkretną nieruchomością. Nie należy przechowywać go razem z adresem, aktem własności, dokumentacją nieruchomości czy kartką opisującą, do czego służy. Im mniej informacji znajduje się w jednym miejscu, tym trudniej wykorzystać pojedynczy skradziony przedmiot.
Trzeba też ograniczyć liczbę osób mających dostęp do zapasowych kluczy. Jeżeli klucz zostanie przekazany członkowi rodziny, zarządcy lub innej osobie, trzeba mieć świadomość, że bezpieczeństwo nieruchomości zależy wtedy również od sposobu jego przechowywania przez tę osobę.
W przypadku skrytki depozytowej bezpieczeństwo zależy również od ochrony samych środków dostępu. Regulamin YourSafeBox.eu wymaga szczególnej ostrożności przy korzystaniu z kluczy, kart i PIN-u oraz wskazuje, że klient odpowiada za osoby, którym niezgodnie z zasadami udostępnił klucze lub karty.
Dobrym założeniem jest więc prosta zasada: klucz zapasowy powinien znajdować się w innym miejscu niż nieruchomość, do której prowadzi, a informacja pozwalająca łatwo połączyć klucz z konkretnym adresem nie powinna być przechowywana razem z nim.