Praca projektowa często oznacza zmienne zespoły, czasowe współprace i korzystanie z wielu miejsc wykonywania obowiązków. W takim środowisku ważne jest zachowanie kontroli nad dokumentami, danymi oraz przedmiotami, które mają znaczenie dla projektu lub majątku właściciela.
Problem czasowych zespołów i lokalizacji
Projekty często mają określony czas trwania, a osoby zaangażowane zmieniają się w zależności od zadania. Dokumenty, klucze, nośniki danych lub inne wartości mogą trafiać do różnych osób albo pozostawać w miejscach wykorzystywanych tylko przez czas realizacji projektu.
Po zakończeniu współpracy problemem może stać się ustalenie, gdzie znajdują się poszczególne rzeczy i kto nadal ma możliwość uzyskania do nich dostępu.
Oddzielenie wartości od projektu
Przy pracy projektowej rzeczy o znaczeniu majątkowym lub formalnym nie powinny być zależne wyłącznie od miejsca realizacji konkretnego zadania. Projekt może się zakończyć, zmienić skład zespołu albo zostać przeniesiony do innej lokalizacji.
Stałe miejsce przechowywania pozwala oddzielić wartości od tymczasowej struktury projektu. Dotyczy to szczególnie dokumentów, nośników danych, kluczy oraz innych przedmiotów wymagających ograniczonego dostępu.
Prywatne skrytki depozytowe są przeznaczone między innymi do przechowywania dokumentów, nośników danych, kluczy oraz innych wartościowych przedmiotów należących do Klienta.
Kontrola dostępu w zmiennym środowisku
Przy pracy projektowej dostęp do wartości często musi być rozdzielony między kilka osób. Sam fakt udziału w projekcie nie powinien oznaczać automatycznego prawa do korzystania z przechowywanych rzeczy.
Dostęp powinien wynikać z określonych uprawnień i odpowiadać aktualnej sytuacji. W systemie Automatycznej Samoobsługowej Skrytki Depozytowej YSBOX dostęp do skrytki przysługuje Klientowi oraz ustanowionemu Pełnomocnikowi, jeżeli został wskazany.
Zmiana składu zespołu
Projekty często kończą się przekazaniem obowiązków, zmianą współpracowników lub przejściem do kolejnego zadania. Jeżeli dostęp do wartości opiera się wyłącznie na wcześniejszych ustaleniach, właściciel może utracić pełną kontrolę nad tym, kto nadal posiada informacje lub możliwość korzystania z rzeczy.
Uporządkowanie zasad dostępu pozwala oddzielić czasową współpracę od prawa do majątku. Dzięki temu zakończenie projektu nie powoduje automatycznie problemów z kontrolą nad przechowywanymi wartościami.