Dokumentów tożsamości nie powinno się przechowywać w miejscu łatwo dostępnym dla osób postronnych. Jeżeli dokument ma służyć jako zabezpieczenie na wypadek utraty podstawowego dokumentu, powinien być przechowywany oddzielnie od rzeczy używanych na co dzień.
W przypadku dokumentów zawierających dane osobowe szczególne znaczenie ma ograniczenie dostępu. Numer dokumentu, PESEL, fotografia i inne dane identyfikacyjne mogą zostać wykorzystane do podszywania się pod właściciela.
Jeżeli przechowywana jest kopia dokumentu, a nie drugi ważny dokument tożsamości, można ją zabezpieczyć w miejscu fizycznie oddzielonym od domu. Regulamin YourSafeBox.eu dopuszcza przechowywanie dokumentów jako depozytu w skrytce.
Skrytka może więc służyć jako miejsce przechowywania kopii dokumentów lub innych informacji potrzebnych do odtworzenia danych po ich utracie. Nie należy jednak traktować kopii jako odpowiednika ważnego dokumentu tożsamości. To, czy konkretna instytucja zaakceptuje kopię, zależy od celu, w jakim dokument jest wymagany.
Nie powinno się również przechowywać dokumentu tożsamości razem z kompletem informacji ułatwiających przejęcie tożsamości. Szczególnie niebezpieczne jest łączenie dokumentu z hasłami, kodami dostępu, podpisami czy innymi danymi umożliwiającymi działanie w imieniu właściciela.
Przy planowaniu backupu dokumentów warto zachować dwie niezależne warstwy: bezpieczną kopię danych oraz fizycznie zabezpieczone miejsce przechowywania oryginałów lub dokumentów, których nie trzeba mieć przy sobie na co dzień.