Przy zmianie siedziby firmy dokumentów nie powinno się traktować jak zwykłego wyposażenia przenoszonego z jednego biura do drugiego. Najważniejsze jest zachowanie ciągłości dostępu, kontroli nad dokumentacją i odpowiednich warunków jej przechowywania.
Dokumenty bieżące można przenieść do nowej siedziby, jeżeli nowe miejsce zapewnia odpowiednie warunki i kontrolę dostępu. Dokumentacja archiwalna, której nie trzeba na co dzień wykorzystywać, może być przechowywana oddzielnie, pod warunkiem że pozostaje uporządkowana, zabezpieczona i możliwa do udostępnienia osobom uprawnionym. Archiwa Państwowe wskazują, że postępowanie z dokumentacją powinno obejmować cały cykl jej życia, od powstania lub wpływu aż do złożenia w archiwum zakładowym albo składnicy akt.
Przy przeprowadzce szczególnie łatwo o pomieszanie dokumentów, zagubienie pojedynczych teczek albo pozostawienie części dokumentacji w starym lokalu. Dlatego przed zmianą siedziby dobrze jest ustalić, jakie dokumenty są przenoszone, gdzie będą przechowywane i kto odpowiada za ich odbiór.
Oddzielnego potraktowania wymagają dokumenty, których nie trzeba mieć stale pod ręką, ale których utrata mogłaby utrudnić wykazanie praw firmy. Mogą to być między innymi ważne umowy, dokumenty majątkowe, papiery wartościowe, klucze, szyfry czy nośniki danych. Regulamin YSBOX przewiduje możliwość przechowywania takich przedmiotów w skrytce depozytowej.
Przy zmianie siedziby fizyczne oddzielenie części dokumentacji od biura może ograniczyć ryzyko, że wszystkie ważne dokumenty zostaną jednocześnie narażone na zdarzenie dotyczące nowej lokalizacji. Nie zastępuje to jednak ewidencji ani prawidłowego przechowywania dokumentacji.
Trzeba też pamiętać o formalnej stronie przeprowadzki. W przypadku spółki zmiana siedziby wymaga aktualizacji danych w KRS, a zmianę adresu przechowywania dokumentacji rachunkowej należy uwzględnić również w danych przekazywanych administracji skarbowej.
Przy zmianie siedziby najbezpieczniejszy porządek to taki, w którym dokumenty bieżące pozostają łatwo dostępne w nowym miejscu, dokumentacja archiwalna ma wyznaczone i zabezpieczone miejsce, a najważniejsze dokumenty i nośniki nie są zależne wyłącznie od bezpieczeństwa jednego biura.