Tak — w praktyce warto zabezpieczać rzeczy przed utratą wynikającą z chaosu organizacyjnego, bo to jedno z najczęstszych, a jednocześnie najbardziej niedocenianych źródeł strat.
Chaos organizacyjny nie oznacza nagłego zdarzenia, tylko stopniowe rozproszenie informacji i braku kontroli nad tym, gdzie co się znajduje. W przeciwieństwie do kradzieży czy awarii, nie jest widoczny od razu. Ujawnia się dopiero wtedy, gdy coś jest potrzebne „na już”, a nie można tego znaleźć, odtworzyć albo potwierdzić.
W praktyce takie straty dotyczą trzech obszarów. Po pierwsze dokumentów i danych, które istnieją, ale nie wiadomo gdzie dokładnie są zapisane. Po drugie rzeczy fizycznych, które są przechowywane w wielu miejscach bez jasnego systemu. Po trzecie informacji, które istnieją tylko w pamięci jednej osoby i nie zostały utrwalone.
Zabezpieczenie przed takim ryzykiem polega przede wszystkim na uporządkowaniu dostępu i lokalizacji. Chodzi o to, żeby każda istotna rzecz miała jedno określone miejsce przechowywania i jasną zasadę dostępu. Wtedy nawet przy zmianie sytuacji życiowej, zawodowej albo przy nagłym zdarzeniu, nie dochodzi do utraty informacji tylko do ich odzyskania w przewidywalny sposób.
Istotne jest też rozdzielenie poziomów ważności. Nie wszystko wymaga takiego samego zabezpieczenia. Rzeczy krytyczne — dokumenty prawne, pełnomocnictwa, dane dostępu, kluczowe aktywa — powinny być przechowywane w sposób bardziej uporządkowany i odporny na błędy organizacyjne niż rzeczy codziennego użytku.
Chaos organizacyjny często nie wynika z braku systemu, tylko z jego niespójnego stosowania. Dlatego samo „mieć porządek” nie wystarcza. System musi być na tyle prosty, żeby działał również wtedy, gdy sytuacja się komplikuje albo gdy osoba odpowiedzialna nie ma pełnej kontroli nad bieżącym zarządzaniem.
W tym sensie zabezpieczenie przed chaosem organizacyjnym nie jest dodatkową opcją, tylko elementem podstawowego zarządzania ryzykiem. Pozwala uniknąć sytuacji, w których zasoby istnieją, ale stają się niedostępne tylko dlatego, że zaginęła ich struktura.