Tak — w większości przypadków warto zabezpieczyć dokumenty przed utratą przez osoby trzecie, bo w praktyce to jedno z częstszych i mniej przewidywalnych źródeł problemów niż awarie czy losowe zdarzenia.
„Osoby trzecie” w tym kontekście to nie tylko kradzież wprost. To także przypadkowy dostęp, błędne przekazanie dokumentu, nieuprawnione użycie, utrata kontroli nad kopią albo sytuacje, w których dokument trafia do kogoś w ramach zwykłych czynności organizacyjnych (np. serwis, księgowość, pełnomocnik, członek rodziny, współpracownik).
Ryzyko polega na tym, że dokumenty rzadko „znikają” nagle. Częściej tracą kontrolę stopniowo: powstają kopie, są przesyłane dalej, przechowywane w wielu miejscach bez jasnych zasad, a potem trudno ustalić, która wersja jest aktualna i kto ma dostęp.
Zabezpieczenie w tym przypadku oznacza kilka rzeczy jednocześnie. Po pierwsze ograniczenie liczby fizycznych i cyfrowych kopii. Po drugie kontrolę dostępu — kto może je zobaczyć, użyć lub przekazać dalej. Po trzecie jasne miejsce przechowywania, które nie zależy od przypadkowych osób ani bieżącej sytuacji organizacyjnej.
Istotne jest też rozróżnienie rodzaju dokumentów. Nie wszystkie wymagają tego samego poziomu ochrony. Dokumenty tożsamościowe, pełnomocnictwa, umowy, dane finansowe czy dokumenty o skutkach prawnych mają większą wagę niż zwykła korespondencja czy materiały robocze.
W praktyce zabezpieczenie przed osobami trzecimi nie polega na całkowitym odizolowaniu dokumentów, tylko na kontrolowanym dostępie. Chodzi o to, żeby nawet jeśli dokument trafi do obiegu, było jasne, gdzie jest jego źródło i kto odpowiada za jego użycie.
W efekcie zmniejsza się ryzyko utraty kontroli nad informacją, a nie tylko fizycznej utraty dokumentu.