Przechowywanie części majątku w kilku różnych miejscach może ograniczać zależność od jednego sposobu zabezpieczenia. Jednocześnie większa liczba systemów wymaga lepszej organizacji, ponieważ rośnie liczba informacji, zasad dostępu i miejsc, które trzeba kontrolować.
Rozproszenie a kontrola
Podział majątku pomiędzy różne miejsca może zmniejszyć skutki pojedynczego zdarzenia. Jeżeli jeden sposób przechowywania zostanie czasowo niedostępny, pozostała część majątku nadal pozostaje poza tym miejscem.
Problem pojawia się wtedy, gdy rozproszenie jest przypadkowe. Przechowywanie rzeczy w wielu lokalizacjach bez jasnych zasad może utrudnić ustalenie, gdzie znajduje się dany przedmiot, kto ma do niego dostęp i jakie zabezpieczenia obowiązują.
Różne rzeczy wymagają różnych zasad
Nie każdy element majątku musi być przechowywany w ten sam sposób. Dokumenty, klucze, nośniki danych i inne przedmioty o szczególnym znaczeniu mogą wymagać większej kontroli niż rzeczy używane codziennie.
Prywatne skrytki depozytowe są przeznaczone między innymi do przechowywania dokumentów, nośników danych, kluczy oraz innych wartościowych przedmiotów należących do Klienta.
Znaczenie ma zarządzanie dostępem
Przy korzystaniu z kilku systemów przechowywania ważne jest utrzymanie kontroli nad osobami, które mogą uzyskać dostęp. Każde dodatkowe miejsce powinno mieć jasno określone zasady korzystania.
W przypadku Automatycznej Samoobsługowej Skrytki Depozytowej YSBOX dostęp do skrytki przysługuje Klientowi oraz ustanowionemu Pełnomocnikowi, jeżeli został wskazany. Dostęp jest powiązany z konkretnymi uprawnieniami i procedurą identyfikacji.
Ryzyko zbyt dużego rozproszenia
Zbyt wiele miejsc przechowywania może powodować problemy organizacyjne. Właściciel może stracić orientację, gdzie znajdują się poszczególne rzeczy, a w sytuacji nagłej inni uprawnieni mogą mieć trudność z odnalezieniem potrzebnych informacji.
Rozproszenie powinno więc wynikać z określonego planu, a nie z przypadkowego odkładania rzeczy w różnych miejscach.
Przechowywanie części majątku w kilku systemach może być uzasadnione, jeżeli pozwala ograniczyć zależność od jednego miejsca i jednocześnie zachować kontrolę nad dostępem. Sama liczba lokalizacji nie zwiększa bezpieczeństwa, jeżeli brakuje uporządkowanych zasad zarządzania majątkiem.