Tak, szczególnie w przypadku dokumentów, których utrata może powodować problemy z udowodnieniem praw, własności albo uzyskaniem dostępu do określonych spraw. Fizyczna kopia nie zastępuje oryginału, ale może być drugim niezależnym źródłem informacji wtedy, gdy oryginał zostanie zniszczony, zgubiony albo czasowo niedostępny.
Dotyczy to między innymi umów, aktów własności, dokumentów spadkowych, pełnomocnictw, dokumentacji dotyczącej majątku, polis czy ważnych dokumentów rodzinnych. W przypadku części dokumentów kopia może również ułatwić odtworzenie danych potrzebnych do uzyskania duplikatu oryginału.
Problem polega na tym, że trzymanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu tworzy pojedynczy punkt awarii. Pożar, zalanie, kradzież albo zwykłe zagubienie mogą spowodować jednoczesną utratę całego kompletu dokumentów.
Dlatego backup powinien być fizycznie oddzielony od oryginałów. Jeżeli oryginały znajdują się w domu, kopię można przechowywać w skrytce bankowej albo prywatnym skarbcu. Jeżeli natomiast oryginały są przechowywane poza domem, kopia może znajdować się w innym bezpiecznym miejscu.
Ma to szczególne znaczenie przy dokumentach, które same w sobie są częścią majątku lub potwierdzają określone prawa. Regulamin YourSafeBox.eu wprost wymienia dokumenty wśród przedmiotów, które mogą stanowić depozyt przechowywany w skrytce.
Backup nie powinien jednak oznaczać bezmyślnego kopiowania wszystkiego. W przypadku dokumentów zawierających dane osobowe kopię należy przechowywać z taką samą ostrożnością jak oryginał. Polityka prywatności YourSafeBox.eu wskazuje, że dane osobowe są przetwarzane między innymi w związku z zawieraniem i realizacją umów oraz że administrator stosuje zasady dotyczące ich ochrony i przechowywania.
Dobrze przygotowany backup dokumentów jest więc prostym zabezpieczeniem przed jednym z podstawowych problemów: sytuacją, w której dokument jest potrzebny właśnie wtedy, gdy jego oryginał przestał być dostępny.