Tak, fizyczna kopia dokumentów może być przydatnym uzupełnieniem zabezpieczeń cyfrowych. Nie powinna jednak zastępować podstawowego systemu przechowywania danych, lecz stanowić niezależną kopię na wypadek jego niedostępności.
Ryzyko nie ogranicza się do cyberataku. Dostęp do dokumentów może zostać utracony również wskutek awarii sprzętu, uszkodzenia systemu, błędu użytkownika, kradzieży urządzenia albo zdarzenia, które uniemożliwi korzystanie z firmowej infrastruktury.
Fizyczny backup powinien być oddzielony od podstawowego środowiska IT. Jeżeli kopia znajduje się na nośniku stale podłączonym do systemu, może zostać dotknięta tym samym incydentem co dane podstawowe. Kopia przechowywana offline tworzy dodatkową warstwę zabezpieczenia.
W przypadku YourSafeBox.eu dokumenty oraz nośniki danych mogą stanowić przedmiot depozytu w skrytce. Regulamin wymienia wprost dokumenty i nośniki wszelkich danych wśród rzeczy, które można przechowywać w YSBOX.
Fizyczny backup może mieć formę papierowych kopii albo odpowiednio przygotowanego nośnika danych. Przy dokumentach cyfrowych trzeba pamiętać, że sama obecność nośnika nie gwarantuje możliwości odczytu po wielu latach. Istotne są również trwałość nośnika, jego kompatybilność oraz możliwość odtworzenia danych.
Nie powinno się również tworzyć tylko jednej kopii. Jeżeli jedyny backup zostanie uszkodzony lub utracony, problem pozostaje taki sam jak przy braku kopii. Przy ważnych dokumentach bezpieczeństwo zwiększa przechowywanie niezależnych kopii w różnych miejscach.
Warto oddzielić także kopię dokumentów od danych umożliwiających dostęp do systemów. Fizyczny backup dokumentów nie powinien automatycznie zawierać wszystkich haseł, kluczy i kodów potrzebnych do korzystania z firmowej infrastruktury.
Największą wartość ma więc nie sam papier czy nośnik, ale niezależność kopii od podstawowego systemu. Jeżeli awaria lub cyberatak pozbawi dostępu do środowiska IT, fizyczny backup może pozwolić odzyskać najważniejsze informacje bez polegania na tym samym systemie.