Skrytka depozytowa może być wynajęta zarówno przez osobę fizyczną, jak i przez podmiot prowadzący działalność, jednak dostęp do niej nie powinien wynikać ze swobodnego współdzielenia między różnymi osobami. Kluczowe znaczenie ma określenie, kto jest Klientem oraz kto posiada formalne uprawnienia do korzystania ze skrytki.
Różne role użytkowników
W przypadku skrytki depozytowej jedna strona zawiera umowę najmu i jest wskazana jako Klient. Umowa może być zawarta zarówno z osobą fizyczną, jak i osobą prawną. Oznacza to, że właściciel prywatnego majątku oraz firma mogą korzystać z tego typu rozwiązania w ramach własnej organizacji przechowywania.
Nie oznacza to jednak automatycznie, że kilka niezależnych osób lub podmiotów ma równorzędny dostęp do zawartości skrytki.
Dostęp przez określone uprawnienia
Jeżeli z dostępu ma korzystać inna osoba niż Klient, powinno to wynikać z formalnie ustanowionego uprawnienia. W systemie Automatycznej Samoobsługowej Skrytki Depozytowej YSBOX dostęp do skrytki może mieć Klient oraz ustanowiony Pełnomocnik.
Pełnomocnik korzysta z prawa dostępu w takim samym zakresie i z takimi samymi ograniczeniami jak Klient, który go ustanowił.
Rozdzielenie majątku prywatnego i firmowego
Przy łączeniu spraw prywatnych i firmowych ważne jest rozdzielenie tego, co należy do przedsiębiorstwa, od tego, co stanowi majątek osobisty. Dotyczy to szczególnie dokumentów, nośników danych, kluczy lub innych przedmiotów, które mogą mieć znaczenie prawne albo organizacyjne.
Brak jasnego podziału może powodować trudności przy zmianie wspólników, zakończeniu współpracy lub zmianie osób odpowiedzialnych za sprawy firmy.
Kontrola nad dostępem
Skrytka depozytowa nie powinna być traktowana jako wspólne miejsce bez określonych zasad. Przekazanie kart dostępu, kluczy lub innych elementów autoryzacji osobom nieuprawnionym może prowadzić do utraty kontroli nad tym, kto faktycznie korzysta ze skrytki.
Umowa wskazuje, że Klient nie może oddać Przedmiotu Najmu, kart ani kluczy dostępu osobie trzeciej w jakąkolwiek formę korzystania, w szczególności w podnajem, ani przenieść praw lub obowiązków z umowy bez pisemnej zgody Depozytariusza.
Skrytka może służyć do przechowywania majątku prywatnego albo firmowego, ale dostęp powinien być uporządkowany przez wskazanie Klienta i osób posiadających formalne uprawnienia. Przy współistnieniu interesów firmy i osoby prywatnej najważniejsze jest zachowanie jasnego podziału własności oraz kontroli nad dostępem.