Przechowywanie wartości wymaga określenia zasad, które ograniczają ryzyko utraty, nieuprawnionego dostępu lub problemów z odzyskaniem dostępu do przechowywanych przedmiotów.
Samo miejsce przechowywania nie zapewnia pełnej ochrony. Znaczenie mają również procedury dotyczące tego, kto może uzyskać dostęp, w jaki sposób jest potwierdzana tożsamość oraz jak postępować w sytuacjach nietypowych.
W przypadku przechowywania wartości w domu odpowiedzialność za bezpieczeństwo spoczywa głównie na właścicielu. Obejmuje to zabezpieczenie miejsca, ograniczenie liczby osób wiedzących o przechowywanych przedmiotach oraz przygotowanie sposobu działania na wypadek kradzieży, pożaru lub innych zdarzeń.
Przy korzystaniu z profesjonalnego miejsca przechowywania procedury są częścią całego systemu bezpieczeństwa. Obejmują one między innymi identyfikację klienta, kontrolę dostępu oraz zasady korzystania ze skrytki. W przypadku prywatnego skarbca dostęp do skrytki depozytowej jest ograniczony do klienta oraz ustanowionego pełnomocnika, jeżeli taka osoba została wskazana. Dostęp może wymagać wykorzystania indywidualnych zabezpieczeń, takich jak karta dostępu, numer PIN lub identyfikacja biometryczna.
Procedury są szczególnie istotne wtedy, gdy przechowywane wartości mają znaczną wartość finansową albo osobistą. Brak jasno określonych zasad może powodować problemy w sytuacjach takich jak utrata kluczy, śmierć właściciela, konieczność działania przez pełnomocnika lub potrzeba awaryjnego dostępu.
Dobrze przygotowany system powinien określać nie tylko sposób otwierania skrytki, ale także zasady odpowiedzialności i działania w wyjątkowych sytuacjach. Przykładem jest ustanowienie pełnomocnika, który może uzyskać uprawnienia do dysponowania depozytem zgodnie z udzielonym zakresem pełnomocnictwa.
Procedury bezpieczeństwa nie służą utrudnianiu dostępu właścicielowi. Ich zadaniem jest uporządkowanie dostępu i ograniczenie sytuacji, w których osoba nieuprawniona mogłaby uzyskać możliwość korzystania z przechowywanych wartości.
Przechowywanie wartości bez ustalonych zasad oznacza pozostawienie wielu decyzji przypadkowi. Ochrona majątku obejmuje nie tylko fizyczne zabezpieczenie miejsca, ale również sposób zarządzania dostępem i działanie w sytuacjach, których nie da się wcześniej przewidzieć.