Przechowywanie wartości poza miejscem pracy może zwiększyć bezpieczeństwo firmy poprzez ograniczenie zależności od jednej lokalizacji. Dotyczy to szczególnie dokumentów, nośników danych, kluczy oraz innych przedmiotów, których utrata lub brak dostępu może utrudnić działanie przedsiębiorstwa.
Ryzyko związane z jednym miejscem
Wiele firm przechowuje ważne rzeczy w biurze, ponieważ jest to naturalne miejsce codziennej pracy. Jednocześnie oznacza to, że dostęp do nich może mieć więcej osób, a bezpieczeństwo zależy od jednej przestrzeni.
Zmiana pracowników, zakończenie współpracy, awaria infrastruktury, utrata dostępu do pomieszczeń lub inne zdarzenia mogą wpłynąć na możliwość korzystania z przechowywanych rzeczy.
Oddzielenie wartości od bieżącej działalności
Rzeczy wykorzystywane każdego dnia w firmie nie zawsze powinny być przechowywane w tym samym miejscu co dokumenty lub przedmioty wymagające ograniczonego dostępu.
Oddzielenie części wartości od miejsca pracy pozwala zmniejszyć zależność od bieżącej organizacji biura. Szczególne znaczenie ma to w przypadku dokumentów własności, umów, nośników danych, kluczy lub innych rzeczy związanych z majątkiem firmy.
Kontrola dostępu poza biurem
Samo przeniesienie rzeczy poza miejsce pracy nie wystarcza, jeżeli nie ma jasnych zasad dostępu. W firmie często zmieniają się osoby odpowiedzialne za określone zadania, dlatego ważne jest, aby możliwość korzystania z przechowywanych wartości wynikała z konkretnych uprawnień.
Prywatne skrytki depozytowe są przeznaczone między innymi do przechowywania dokumentów, nośników danych, kluczy oraz innych wartościowych przedmiotów należących do Klienta.
W systemie Automatycznej Samoobsługowej Skrytki Depozytowej YSBOX dostęp do skrytki przysługuje Klientowi oraz ustanowionemu Pełnomocnikowi, jeżeli został wskazany. Dostęp jest powiązany z określonymi uprawnieniami i procedurą identyfikacji.
Ochrona przed skutkami zmian w firmie
Firma zmienia się wraz z rozwojem działalności. Zmieniają się pracownicy, wspólnicy, lokalizacje i sposób organizacji pracy. Przechowywanie wszystkich wartości w jednym miejscu może powodować trudności wtedy, gdy sytuacja organizacyjna ulega nagłej zmianie.
Przechowywanie części wartości poza miejscem pracy może zwiększyć bezpieczeństwo firmy, ponieważ ogranicza wpływ zdarzeń dotyczących biura na całość majątku i dokumentacji. Najważniejsze jest zachowanie kontroli nad tym, gdzie znajdują się ważne rzeczy oraz kto może uzyskać do nich dostęp.