Dokumenty przechowywane poza domem mogą być łatwiejsze do odzyskania w sytuacjach, w których dostęp do mieszkania jest utrudniony albo dokumenty znajdujące się w domu zostaną zniszczone, zagubione lub zabrane.
Problem z dokumentami przechowywanymi w domu
Wiele ważnych dokumentów znajduje się w jednym miejscu razem z innymi rzeczami osobistymi. W przypadku pożaru, zalania, włamania lub poważnego uszkodzenia mieszkania odzyskanie dokumentów może być trudne albo niemożliwe.
Dotyczy to między innymi aktów własności, umów, dokumentów rodzinnych, nośników danych czy dokumentów związanych z majątkiem. Nawet jeżeli część informacji można później odtworzyć, wymaga to czasu, kontaktu z urzędami lub innymi instytucjami oraz przedstawienia dodatkowych potwierdzeń.
Przechowywanie dokumentów w innym miejscu zmniejsza ryzyko utraty wszystkich ważnych materiałów jednocześnie. Dokument pozostaje dostępny, nawet gdy miejsce zamieszkania jest czasowo niedostępne.
Dostęp do dokumentów w prywatnym skarbcu
W przypadku prywatnego skarbca dokumenty są przechowywane w oddzielnej, zabezpieczonej lokalizacji. Dostęp do skrytki wymaga identyfikacji osoby uprawnionej. W systemie YourSafeBox dostęp do Automatycznej Samoobsługowej Skrytki Depozytowej YSBOX mają wyłącznie Klient oraz ustanowiony Pełnomocnik, jeżeli został wskazany.
Przed dostępem do skrytki stosowane są określone zabezpieczenia, między innymi karta dostępu, PIN oraz dodatkowe mechanizmy identyfikacji przewidziane w systemie. Lokal, w którym znajduje się skrytka, jest zabezpieczony alarmami, monitoringiem oraz pozostaje pod nadzorem patrolu interwencyjnego.
Odzyskanie dokumentów a organizacja dostępu
Samo przechowywanie dokumentów poza domem nie oznacza automatycznego dostępu w każdej sytuacji. Ważne jest wcześniejsze uporządkowanie zasad dostępu. Klient powinien przechowywać karty, klucze i dane dostępowe w sposób bezpieczny oraz nie udostępniać ich osobom nieuprawnionym.
Pomocne może być również ustanowienie Pełnomocnika. W takim przypadku wskazana osoba może uzyskać dostęp do skrytki po przejściu wymaganej weryfikacji oraz zaakceptowaniu zasad korzystania.
Dokumenty przechowywane poza domem są łatwiejsze do odzyskania wtedy, gdy miejsce przechowywania jest odpowiednio zabezpieczone, a zasady dostępu zostały wcześniej przygotowane. Samo przeniesienie dokumentów nie zastępuje organizacji, ale pozwala oddzielić ważne materiały od codziennego ryzyka związanego z miejscem zamieszkania.